Como estruturar o home office de sua empresa

Como estruturar o home office de sua empresa

Devido à pandemia de Covid-19, o governo brasileiro editou uma medida provisória que regulamenta o trabalho remoto. Essa é uma forma de manter o maior número possível de cidadãos em casa. Porém, como diversas empresas não têm a cultura do home office, adaptar-se a à nova realidade da quarentena pode causar transtornos.

Hoje vamos dar dicas para facilitar esse processo. Acredite: sua equipe conseguirá levar as atividades com relativa tranquilidade. Acompanhe!

  1. Mantenha a rotina

Trabalhar a distância nem sempre significa ter horários flexíveis. Neste primeiro momento, os colegas estão acostumados à rotina do escritório, então é melhor que continuem assim (na medida do possível, claro).

Oriente seus colaboradores a ficarem on-line no período regular de trabalho. Isso facilitará a comunicação entre os membros da equipe e qualquer urgência poderá ser resolvida rapidamente.

Ah, e respeite o fim do expediente. Nada de mandar e-mails ou mensagens de áudio durante a folga dos funcionários, ok?

  1. Use um gerenciador de tarefas

Plataformas como Trello, Asana e similares são ótimas para acompanhar as etapas de um projeto. Você pode atribuir tarefas a um usuário, observar a evolução das atividades e agendar prazos num calendário.

Na realidade do home office, a principal vantagem desse modelo de operação é a otimização do tempo. Imagine se o gerente tivesse que telefonar para alguém cada vez que precisasse cobrar a entrega de um relatório. Seriam várias horas da semana gastas em ações nada produtivas! Com o gerenciador on-line, bastam alguns cliques.

  1. Organize os arquivos na nuvem

Talvez você precise aposentar sua rede interna por uns tempos. A hospedagem de documentos na nuvem será a saída para que todos os colaboradores tenham acesso ao material, pelo menos enquanto durar o regime de teletrabalho.

Vale definir um único serviço a ser usado – Dropbox, Google Drive etc. Desse modo, você evita que cada usuário salve os arquivos numa pasta diferente e o conteúdo se perca.

A centralização também é importante para reforçar a segurança. Vai que um colaborador faça upload de documentos sigilosos num site pouco confiável, né?

  1. Adote protocolos de cibersegurança

Aliás, cabe ressaltar que as redes domésticas nem sempre apresentam o mesmo nível de proteção a ameaças que as redes corporativas. Portanto, estabeleça meios seguros  para trabalhar de casa.

Solicite aos colegas que utilizem um único aparelho para acessar os dados da empresa remotamente. Peça que mantenham o sistema operacional do computador atualizado e que troquem a senha do Wi-Fi com frequência. Por fim, se houver condições, use um VPN para tratar dos assuntos relacionados à companhia.

  1. Recorra a uma CDN

Muitos acessos simultâneos ao sistema da firma podem sobrecarregar o servidor. O problema se torna ainda mais evidente quando é necessário realizar videoconferências. Dependendo da quantidade de participantes, pode haver lentidão e instabilidade do site, comprometendo o andamento das atividades.

A solução para esse entrave tecnológico está numa CDN, sigla em inglês para Rede de Distribuição de Conteúdo. A estrutura cria cópias seguras dos arquivos de um website, espalhando-as por diversos pontos de presença. Assim, o servidor original tem menos demanda e toda a equipe consegue permanecer na ativa ao mesmo tempo.

Quer saber mais? Então conheça cinco formas de aproveitar a CDN em sua empresa.

Esperamos que as dicas de hoje ajudem o seu negócio na adaptação ao teletrabalho. Se você gostou das dicas, continue de olho em nosso blog para conhecer melhor a CDN Verizon. Até a próxima!

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